Öppenhet i beslutsprocesserna skapar förtroende

Värmdöcentern är för ökad öppenhet och transparens i det politiks beslutsfattandet. Då skapas tilltro till att det fattas bra och väl underbyggda beslut. Detta är speciellt viktigt när det gäller myndighetsutövning.

Nacka Värmdö Posten rapporterar om ett förslag till att öka rättsäkerhet och öppenhet kring besök som tas emot av politiker när det gäller bygglov inte gillas av alla ,länk. Det är beklagligt.

Bygglov är ett av de områden där medborgare oftast undrar om handläggningen har gått rätt till. Jag får samtal från människor som undrar om allt gått rätt till. Därför är det viktigt att hela ärendeprocessen är så öppen som möjligt. Kontakter med politiker bör antecknas och noteras i ärendeakten. Då kan ingen i efterhand säga att någon fick ett informellt bygglov.

Den policy som tagits fram av kontoret för Bygg-, Hälso- och Miljöskyddsnämnden är bra. För att öka öppenheten kring denna fråga lägger jag nu ut beslutsförslaget så att människor själva kan bilda sig en uppfattning. Är detta bra eller dåligt?

Bloggen tar gärna emot synpunkter.

Det är värt att notera det faktum att tjänsteskrivelsen är daterad den 17 februari 2009 och reviderad den 30 september 2009. Undrar vad det kan bero på att ärendet inte ha behandlats tidigare ?

Här är Bygg-, Miljö- och Hälsoskyddskontorets förslag till policy:

Riktlinjer och rutiner för registrering av besök till nämndens

ordförande och ledamöter

Bygg- och miljökontoret föreslår bygg-, miljö- och hälsoskyddsnämnden besluta

att

1. Samtliga besök till nämndens ordförande och ledamöter ska bokföras.

2. En besökslista upprättas för nämndens ordförande och ledamöter,

motsvarande den bokningslista som finns till handläggarna. Listan

förvaras på kontoret.

3. Kontoret administrerar bokningarna.

4. Nämndens ordförande och ledamöter är ansvariga för att komplettera/uppdatera

listan. I samband med besöket eller telefonsamtalet upprättas

minnesanteckningar som dateras och signeras. Minnesanteckningen

registreras därefter och förvaras på kontoret.

Bakgrund

Vid bygg-, miljö- och hälsoskyddsnämndens sammanträde 2009-02-03 fick

kontoret i uppdrag att ta fram riktlinjer för principer som bör gälla för besök till

ordföranden och nämndens ledamöter i bygg-, miljö- eller hälsoskyddsnämnden.

Bakgrunden till nämndens uppdrag är att det framkommit att det förekommer

besök till nämndens ordförande som inte finns dokumenterade annat än i

ordförandens agenda. Eftersom bygg-, miljö- och hälsoskyddsnämnden är en

myndighetsnämnd är det viktigt med dokumentation i varje enskilt ärende.

En tjänsteskrivelse togs fram som återvisades av ordförandeberedningen till

kontoret för omarbetning.

Utredning

Kontoret har inhämtat information från nämndsekreterarna om hur Tyresö,

Haninge, Österåker, Norrtälje och Lidingö kommuner hanterar frågan gällande

besök och telefon till respektive nämnds ordförande och ledamöter och om det

finns en besökspolicy framtagen. Ingen av de tillfrågade kommunerna har någon

besökspolicy framtagen. I Österåker kommun är oftast förvaltningschefen

närvarande när ordföranden tar emot besök. I Haninge förekommer inte att

ordföranden tar emot besök.

I Tyresö tar ordföranden och vice ordföranden emot besök gemensamt. I Lidingö

sker besöken sparsamt och rör oftast detaljplaneärenden och inte bygglovärenden.

I de fall sökande vill ha kontakt med ordföranden eller ledamot så sker det per

telefon och utanför kontoret. I Vaxholm gör ordföranden ibland besök på plats

och ibland så har ordföranden besök på kontoret av den sökande, etc men då är

ordföranden noga med att någon tjänsteman är med. Vid besöken så brukar

ordföranden noga påpeka att han endast lyssnar.

Samtliga tillfrågade svarade att det förekommer att ordföranden och vice

ordföranden besöker fastigheten på plats innan beredning och beslut av ärendet

men då är inte de sökande med.

Bygg- och miljökontorets bedömning

Kontoret föreslår att de principer som bör gälla för nämndens ordförande och

ledamöter är att besöken inte tas emot enskilt. Till stöd för detta hänvisas till den

information som lämnats av grannkommunerna. Det är ovanligt att en myndighets

nämnds ordförande eller ledamot träffar besök enskilt. Detta är särskilt känsligt då

myndighetsutövning mot enskild är särkilt viktigt att beakta. Nämndens

ordförande och ledamöterna representerar en myndighet. De ärenden som är

föremål för diskussion kan uppfattas av den enskilde som att det är ett

myndighetsbesked som erhållits. Den enskilde är i beroendeställning till

myndighetsnämnden.

Kontoret föreslår att det upprättas en lista för nämndens ordförande och

ledamöter, motsvarande den lista som finns till handläggarna. Bokningarna kan

administreras av kontoret. Bokningslistan kan även fungera som en loggning över

olika besök och ärenden.

I förekommande fall är det lämpligt att föra minnesanteckningar. Nämndens

ordförande och ledamöter ansvarar för att minnesanteckningarna registreras och

förvaras på kontoret. Är det ett pågående ärende är det viktigt att återkoppling till

besöket kan göras. Det är även viktigt att allt underlag redovisas i samband med

beslut.

BYGG- OCH MILJÖKONTORET

Carina Molin Jelinka Hall

Bygg- och miljöchef Adm chef

Skrivet av

Stefan Mårtensson

Andra bloggar: MÅRTENSSON, Hemmesta Hasse